Intercima
Consultores

Una mirada al interior de la empresa: Enfoque basado en procesos

callier_foto (175x175)

Por Carlos Allier N    

Una mirada al interior de la empresa: Enfoque basado en procesos

.Comprender la actividad empresarial hoy en día se ha vuelto más complejo; los cambios políticos, económicos, tecnológicos y sociales han impactado en los escenarios del contexto organizacional de las empresas, haciendo cada vez más imprescindible la necesidad de reconversión para evitar la extinción.

Estos cambios que se producen han generado el establecimiento de nuevas teorías de la organización en el marco de mejorar el rendimiento operativo y el logro de la eficiencia  que se transforman en una estrategia obligada; de esta manera, las empresas están migrando del antiguo  enfoque organizacional vertical – donde se trabaja en departamentos con una definición clara de la jerarquía y se concentra la atención en el resultado de las actividades de cada persona o cada departamento – a uno con estructura organizativa por proceso; es decir ahora se orientan hacia estructuras de tipo horizontal, donde los procesos cruzan cada una de las áreas o departamentos de la organización para la ejecución de las actividades y con ello lograr la conformidad de los requisitos del producto o servicio.

Recordemos que la norma ISO 9000 define como proceso al “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados”

 

La implementación de un sistema por procesos dentro de la organización requiere de la identificación e interacciones de estos procesos y su gestión, lo cual conocemos como “enfoque basado en procesos”. Pero, ¿cuál es la ventaja que ofrece el enfoque basado en procesos respecto al antiguo esquema vertical? ¿Cuáles son los retos que representa este enfoque basado en procesos  para los empresarios?

Ventajas:

  • El enfoque basado en proceso reduce los niveles de la estructura organizativa, facilita el intercambio de información entre unidades y elimina las divisiones y funciones separadas.
  • Establece una relación directa con la misión de la organización para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas (clientes, proveedores, accionistas, empleados y sociedad), por consiguiente facilita la orientación con los clientes para cumplir con los requisitos necesarios para la realización de sus productos o servicios.
  • Permite gestionar el uso de los recursos de manera más adecuada, es decir, menor sea la cantidad de recursos necesarios para logar los objetivos y resultados, más eficaz y eficiente será el proceso y así lograr una ventaja competitiva.
  • Facilita la planificación, el establecimiento de objetivos de mejora y la consecución de los mismos.
  • Ayuda a determinar y clasificar los tipos de procesos conforme a su naturaleza (estratégicos, clave y apoyo).
  • Asiste a generar métricas de desempeño sobre los procesos, que nos permita establecer controles para evitar unas series de situaciones que expongan la satisfacción de los clientes.
  • Facilita la identificación de las competencias necesarias que debe tener quien opera el proceso para poder asegurar la eficacia y calidad de los productos o servicios.

Retos

En mi experiencia como consultor he advertido que los empresarios deben concentrar sus esfuerzos en la identificación y la gestión apropiada de los procesos desde una perspectiva crítica y reflexiva, ya que los procesos existen en la organización pero no los han identificado; en este sentido, recomiendo a los empresarios se cuestionen lo siguiente: para facilitar el camino para de la identificación y la gestión a través de la reflexión, ¿Qué actividades se desarrollan en la organización y de cómo estas influyen en la orientación de los logros de los resultados?, ¿cuáles de los procesos son suficientemente significativos para que formen parte de la estructura de procesos, y en qué nivel de detalle?, ahí viene el verdadero reto, identificar cuáles son esos procesos agregan valor a la organización.

Si de sistemas de calidad hablamos, el nuevo reto de las organizaciones sobre el enfoque basado en procesos tiene que ver con la norma ISO 9001:2015, que dentro de sus requisitos solicita abordar los riesgos y oportunidades en los procesos. El riesgo importa y debe gestionarse porque tiene un efecto (positivo y negativo), debemos de ayudarnos de la administración de riesgos  que es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la dirección de los procesos a través de la implementación de acciones que nos soporten evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar el objetivo esperado del proceso.

Es importante mencionar que no es limitativo a un tipo de empresa, ni tamaño o giro, lo realmente interesante es romper con estos esquemas tradicionales para gestionar los negocios para dar un paso más allá al logro de la satisfacción de nuestro clientes, la rentabilidad y mejora de las operaciones que llevamos día a día.

Un ejemplo de ello es el club de un equipo de fútbol que cuenta con una serie actividades para conseguir los resultados deportivos deseados, esto  implica por definición que trabajan en equipo bajo el enfoque basado en procesos y no sólo se enfocan en ganar el campeonato de la liga o clasificar en torneos de alta envergadura;  sino que se centran también en otros objetivos relacionados a generar rentabilidad y sostenibilidad en un club, por lo tanto planifican sus temporadas para el logro de objetivos a corto, mediano y largo plazo para desarrollar el “producto” llamado fútbol.

Para finalizar, invito a los empresarios a reflexionar sobre la importancia de implementar en sus organizaciones la gestión por procesos con un enfoque global en pensamiento basado en riesgos, analizando las ventajas competitivas que este le otorgara para el desarrollo de sus empresas.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *